渋谷ワークルーム株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が運営する会議室サービスの提供にあたり、お客様、利用者、取引先その他当社に関係する方々の個人情報を適切に取り扱うことが重要であると認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。
本プライバシーポリシーは、当社ウェブサイト prutbryn.pro および当社が提供する会議室の予約、利用、問い合わせ対応その他これらに付随する業務に適用されます。
1. 会社情報
- 事業者名：渋谷ワークルーム株式会社
- 所在地：東京都渋谷区道玄坂1-19-7
- 電話番号：+81 3 6412 8759
- メールアドレス：[email protected]
- ウェブサイト：prutbryn.pro
- 事業内容：会議室の運営・予約受付・関連サービスの提供
2. 取得する個人情報および取扱い方法
当社は、適法かつ公正な手段により、業務上必要な範囲で個人情報を取得し、利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱います。取得する個人情報には、以下が含まれます。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 会議室の予約情報（予約日時、利用人数、利用目的、利用履歴等）
- お問い合わせ内容、商談・契約に関する情報
- 請求・支払に関する情報（決済手段に関する情報を含む）
- アクセスログ、Cookie、端末情報、IPアドレス、ブラウザ情報等の利用状況に関する情報
- 防犯・安全管理のための入退室記録、監視カメラ映像等（設置している場合）
当社は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しません。また、要配慮個人情報を取得する必要がある場合には、法令に従い、適切な方法で取得します。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。
- 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
- 会議室および関連サービスの提供、運営、管理のため
- 本人確認、利用資格確認、不正利用防止のため
- 請求、決済処理、入金確認、返金対応のため
- お問い合わせ、資料請求、見積り依頼等への対応のため
- サービス品質の向上、改善、利用状況の分析のため
- 設備保全、施設内の安全管理、事故・トラブル対応のため
- 法令遵守、紛争対応、権利行使および義務履行のため
- 新サービス、キャンペーン、重要なお知らせ等の案内のため
- 当社の採用活動、業務委託先管理、取引先管理のため
当社は、利用目的を変更する場合、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行い、変更内容を公表または通知します。
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本の法令に基づき、個人情報を適法に取り扱います。主な根拠は以下のとおりです。
- 本人の同意がある場合
- 契約の履行、または契約締結前の措置を行うために必要な場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
- 当社または第三者の正当な利益のために必要な場合であって、本人の権利利益を不当に侵害しない場合
なお、個人情報保護法上、個人情報の利用にあたっては、原則として利用目的の特定および通知・公表を行い、その範囲内で利用します。
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、法令に定める場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
第三者提供の例
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- 業務委託先への提供が必要な場合
業務委託
当社は、会議室運営に必要な範囲で、システム運用、予約管理、決済処理、メール配信、清掃、設備保守、カスタマーサポート等を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。
共同利用
現時点で当社が個人データを共同利用する場合は、法令に従い、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者等を別途公表します。
6. 個人情報の外国への移転
当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、決済サービス、分析ツール等の利用に伴い、個人データを日本国外のサーバーに保存またはアクセスされる場合があります。その際は、個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、必要な情報提供、同意取得、委託先管理その他適切な措置を講じます。
当社が個人データを外国にある第三者に提供する場合、当該国の個人情報保護制度、第三者が講ずる保護措置等に関する情報提供が必要となることがあります。当社は、法令に従って適切に対応します。
7. 保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約上必要な期間に限り保有します。保存期間の考え方は以下のとおりです。
- 予約・利用履歴：サービス提供および問い合わせ対応に必要な期間
- 請求・会計・税務関連情報：法令に定める保存期間
- お問い合わせ記録：対応完了後、合理的に必要な期間
- アクセスログ等：不正防止、障害対応、統計分析に必要な期間
- 監視カメラ映像等：安全管理目的の達成に必要な期間
保存期間経過後、または利用目的達成後は、法令に従い、速やかに消去または匿名化等の適切な措置を講じます。
8. ご本人の権利
当社は、ご本人から、個人情報保護法に基づく以下の請求があった場合、法令に従い適切に対応します。
- 利用目的の通知
- 開示
- 訂正、追加または削除
- 利用停止、消去
- 第三者提供の停止
- 第三者提供記録の開示
- データポータビリティに関する法令上認められる範囲での対応
- 不服申立てその他の権利行使
ただし、法令上、請求に応じないことが認められる場合や、本人確認ができない場合には、請求に応じられないことがあります。
ご請求の際は、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。本人確認のうえ、法令に従って対応いたします。
9. 同意の撤回
当社が本人の同意に基づいて個人情報を取り扱う場合、ご本人はいつでもその同意を撤回できます。同意を撤回した場合でも、撤回前に適法に行われた取扱いの適法性に影響はありません。
同意の撤回により、一部のサービスが利用できなくなる場合があります。その場合は、当社は可能な範囲で影響を説明します。
10. 苦情・相談および申立てについて
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求、またはその他のご意見・お問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。
また、ご本人は、当社の対応に不服がある場合、個人情報保護法その他の法令に基づき、個人情報保護委員会その他の関係機関に相談または申立てを行うことができます。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- 従業者への教育・監督
- アクセス権限の管理、認証管理、ログ管理
- 通信の暗号化、端末のセキュリティ対策
- 委託先の選定および監督
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
- 施設内の入退室管理、防犯対策
万一、個人情報の漏えい等が発生した場合は、法令に従い、関係当局への報告およびご本人への通知を含む必要な対応を速やかに行います。
12. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。
- 事業者名：渋谷ワークルーム株式会社
- 住所：東京都渋谷区道玄坂1-19-7
- 電話番号：+81 3 6412 8759
- メールアドレス：[email protected]
お問い合わせ内容により、本人確認のため追加情報のご提供をお願いする場合があります。
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用方針の見直し等に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年10月1日